公文是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、法定團(tuán)體等組織在公務(wù)活動中形成和使用的具有法定效應(yīng)和規(guī)范體系的公務(wù)文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。

公文既包括黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文，也包括專用公文（紅頭文件），還有信息類、簡報類、禮儀類、講話類等非規(guī)范性公文，其特定體式，正式、嚴(yán)肅、規(guī)范；具有針對性、政策性、指導(dǎo)性等特征。

公文構(gòu)成：由［文單］、［正文］和［附件］構(gòu)成。

公文流轉(zhuǎn)：由［發(fā)文］、［收文］和［交換］三部分構(gòu)成。（簽報不需要進(jìn)行公文交換）

軟件協(xié)同辦公平臺從以下幾個方面進(jìn)行了公文管理的設(shè)計：

協(xié)同辦公平臺提供公文管理功能利用工作流的原理來建立公文流轉(zhuǎn)機制，通過流程模版和流程節(jié)點保證公文流程，確保在組織機構(gòu)變動和人員變動的情況下公文流程無需更新可繼續(xù)使用；利用文單確保公文文單與手工文單一致；通過節(jié)點權(quán)限控制公文的審批批示；通過正文套紅，文單套紅完成正規(guī)格式公文，并形成手工文單歸檔；通過公文交換送達(dá)到各個單位，替代人工傳送，保證公文的安全和準(zhǔn)確。公文管理涵蓋了收文管理、發(fā)文管理、簽報管理、公文交換、公文督辦、公文統(tǒng)計、公文檔案等幾個部分，實現(xiàn)了各種日常公文格式為用戶提供公文的收發(fā)簽、流轉(zhuǎn)過程和文件歸檔存放、查詢、統(tǒng)計等管理功能，同時也提供公文信息交換、查詢、督辦等功能。同時采用Office控件實現(xiàn)自動生成公文正文及發(fā)文稿紙，控制各流程步驟的相應(yīng)修改權(quán)限及正文、公章不可編輯下載，自動歸檔等。

辦公平臺公文管理提供簽報管理功能，實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)，無需進(jìn)行公文交換?？梢愿鶕?jù)實際工作需要，使用簽報功能進(jìn)行請假、報銷、工作報告等工作處理。